KUMPULAN SOP: LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP

Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP

A.    Penulisan SOP

Dalam pembuatan SOP perlu adanya langkah – langkah dalam menyusun SOP tersebut, agar tidak rancu dan jelas. Standart Operating Procedure (SOP) dapat dikatakan baik jika semua yang tertulis di dalamya dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang menggunakannya. Oleh sebab itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan Standart Operating Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standart Operating Procedur:

1.      Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedure dalam  kalimat yang pendek. Kalimat yang panjang lebih susah dimengerti.

2.      Menuliskan setiap tahapan proses pada susatu prosedure dalam bentuk kalimat perintah. Kalimat perintah menunjukkan langsung apa yang harus dilakukan.

3.      Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu prosedure.

4.      Menggunakan istilah – istilah atau singkatan yang memang sudah umum digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Pembuatan Standart Operating Procedure harus dengan format yang konsisten dan sehingga pihak yang menggunakan menjadi terbiasa dan mudah memahami Standart Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi Standart Operating Procedure (Tricker, 2005):

1.      Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet)

Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri antara lain nama dokumen, siapa yamg membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan dari isi dokumen, dll.

2.      Tujuan dan Ruang Lingkup

Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat.

3.      Prosedur

Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran dari suatu yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.

4.      Tugas dan Tanggung Jawab

Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu proses.

            Sebelum pembuatan SOP ada beberapa hal yang harus dipriotaskan dalam penyusunan SOP tersebut, serta melakukan pilihan-pilihan proses kerja, perlu dikaji isu-isu sbb:

1.      Bagaimana dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan pasien.

2.      Bagaimana dampak terciptanya masalah pada staf/petugas.

3.      Apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalahwaktu, keperluan peralatan baru, pengulangan pekerjaan.

4.      Dampakdampak spesifik lainnya untuk Rumah Sakit.

Maka dari hal-hal tersebut dapat dipilih SOP yang ditentukan dengan skala prioritas.

B.     Prinsip dalam penulisan SOP

1.      Tetapkan, telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur/proses kerja.

2.      Pertimbangkan prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila prosedur tersebut cukup panjang, dipecah-pecah, misalnya: Tahap Persiapan, Tahan Kegiatan Awal, Tahap Akhir, Tahap Evaluasi, dsb).

3.      Kapan SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru dilaksanakan.

4.      Cari literatur dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur tersebut.

5.      Cari masukan dari staf/petugas terkait agar tidak bersifat terlalu otoriter

6.      Tetapkan prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman. Bila wajib, harus jelas bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak ada langkah-langkah lain. Kalau sebagai pedoman, maka ada peluang untuk langkah alternatif sebagian atau seluruh bagian.

7.      Tetapkan hasil (outcome) yang diharapkan.

8.      Tuliskan fasilitas yang diperlukan.

9.      Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut.

10.   Langkah-langkah disusun berdasarkan logika, untuk menyelesaikan proses kerja secara efektif, efisien, dan aman.

11.   Agar dibuat sistem penomoran SOP yang terorganisir dan independen.

12.   Sosialisasikan SOP

13.   Revisi SOP dilakukan sesuai kebutuhan perkembangan: ilmu, informasi lain, perubahan unit/struktur.

C.     Siapa yang seharusnya menulis SOP

Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seperti petugas yang akan melaksanakan proses kerja, petugas yang akan melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses kerja tersebut, penulis yang sudah biasa menulis SOP, petugas Kesehatan Lingkungan / K3 / Infeksi Nosokomial. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.

D.    SOP merupakan produk Hukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang hendak dipakai harus terlibih dulu dibuat SKnya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

3.12        Evaluasi

• Tujuan : membudayakan internal audit
• Evaluasi dilaksanakan

o   berkala, maksimal 3 th sekali

o   sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut

• Tetapkan pelaksana evaluasi
• Buat protap tata cara evaluasi SOP
• Kembangkan format/check list evaluasi
• Hasil evaluasi